5 tips för enklare licenshantering

När jag är ute och träffar företag om deras licenshantering så ser jag många uppgivna miner.

  • Det är fullständigt omöjligt att hålla ordning på alla licenserna!
  • Hur ska någon kunna veta vilka licensregler som gäller i praktiken?

Här sammanfattar jag 5 tips som förenklar ditt företags licenshantering:

  • Skriv ner några punkter hur företaget förväntar sig att de anställda ska hantera programvaror. Dokumentera vem som är ansvarig för inköp, installation, avinstallation och inventering. Låt också varje anställd skriva på ett avtal som beskriver vad dem får och inte får göra gällande programvaror.Glöm inte att se till att ledningen ställer sig bakom punkterna.
  • Försök att centralisera inköpen av programvaror. Det hjälper kanske dig inte just nu, men att hålla reda på licenser är något du (eller någon annan med för den delen) kommer att göra nästa år också..
  • Reglera vilka som får/kan installera program. Detta hindrar installation av programvara som inte företaget innehar licenser för. Har ni dessutom dokumenterat vem som är ansvarig för installationerna så kommer den personen inte gå med på att installera program utan tillhörande licens bara för att vara snäll!
  • Tala regelbundet om för alla anställda att ni genomför inventering och påminn dem om gällande programvaruregler och att dem har skrivit under ett avtal som förbjuder olicensierade program.
  • Genomför en intern “licensrevision” regelbundet minst 1 gång/år gärna oftare. Då kommer du alltid ha en korrekt bild av licensinnehavet. Du får också mjölighet att berätta för avdelningscheferna att dem använder olicensierade program.

Om du genomför ovan 5 tips kommer du och ditt företag ha en korrekt bild av vilka programvaror och licenser ni använder.